Cuando los empleados se van de viaje de negocios, el gerente tiene preocupaciones adicionales: debe pagar el alojamiento, las comidas y asegurarse de que el dinero se gaste según lo previsto.¿Qué hay de malo en los viajes de negocios?
Los viajes de negocios grandes y pequeños causan los mismos problemas:
Sin control de dinero.
Por ejemplo, un empleado dijo que vivía en un hotel por 1000$ por día y que pasó la noche con amigos. Hay tales «oficiales de seguridad» que dan cheques sobre la vida. Todo parece estar limpio, pero el dinero se destina a otros fines.
Pérdida de tiempo.
Es necesario verificar si el empleado ha reservado un hotel demasiado caro, los contadores deben emitir un pedido, un certificado de viaje de negocios, emitir fondos responsables y preparar un informe anticipado.
Información dispersa.
Los empleados pasan tiempo buscando información. Reservan alojamiento en un sitio, mientras que otros compran boletos de avión o tren. La administración generalmente es demasiado floja para verificar cuán razonables son los costos.
Como funciona
La compañía crea una cuenta controlada por un gerente o un empleado designado. Si un empleado realiza un viaje de negocios, la autorización pasa por la plataforma. Esto tiene sus ventajas:
Control total sobre el dinero.
Todos los pagos se realizan en la plataforma y no son en efectivo. Por lo tanto, los cheques y documentos se generan en línea. Nada sale a la mano.
Más opciones La plataforma tiene acuerdos con hoteles y aerolíneas. Si encuentra 10 ofertas en la reserva, más a través del servicio. Y los precios serán más bajos, nuevamente debido a acuerdos especiales de plataforma con hoteles y transportistas. Según las estadísticas, los hoteles se extienden en el dominio público en algún lugar alrededor del 30% de su número de habitaciones.
Conveniencia para la contabilidad. El servicio se integra con programas de contabilidad. Los documentos para procesar un viaje se generan automáticamente.
Debo decir que durante el registro, la empresa forma una política de viaje. Los emprendedores establecen filtros para los empleados. Es suficiente para alguien instalarse en albergues, y para otros solo en hoteles de 5 estrellas.
El precio está disponible para habitaciones y entradas. Es decir, cuando está en un viaje de negocios, no puede comprar un boleto por más de un precio determinado. Los filtros ayudan a organizar viajes de negocios basados en las capacidades financieras de los empresarios.
¿Quién necesita estos servicios?
No se puede decir que tales plataformas solo pueden ser utilizadas por grandes empresas que envían regularmente a sus empleados en viajes de negocios. Vale la pena prestar atención a empresarios y empleados individuales en plataformas. Lo principal es buscar plataformas que no requieran una tarifa mensual y que ofrezcan la posibilidad de prestar. Por ejemplo, una empresa genera viajes de negocios para los empleados durante un mes y paga después. Dichas plataformas simplifican el trabajo y ahorran dinero.